Groupe de travail sur les questions frontalières de transportdu Canada et des États-Unis
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Comité directeur

Mandat

  1. Contexte

    1. À l'été de 2004, les coprésidents du Groupe de travail sur les questions frontalières de transport (GTQFT) ont distribué un questionnaire aux membres du GTQFT afin d'évaluer leur degré de satisfaction envers les progrès réalisés par le Groupe de travail dans l'atteinte de ses objectifs et de demander leurs suggestions afin d'améliorer le forum. Les résultats sommaires du sondage ont été présentés à l'assemblée plénière de Calgary, en octobre 2004.
    2. Au cours de la plénière de Calgary, une discussion de fond sur les réalisations, la structure et l'orientation future du GTQFT s'est terminée par le consensus de mettre sur pied un sous-comité plus petit et davantage axé sur les orientations futures. Il a été décidé que le sous-comité des orientations futures serait formé de représentants fédéraux, des provinces et des états ainsi que des organismes des douanes. Le mandat du sous-comité était de produire un document sur les options proposées pour la restructuration du GTQFT, pour la mise en œuvre des changements et pour esquisser des orientations futures.
    3. Entre décembre 2004 et mai 2005, le sous-comité sur les orientations futures a tenu une série de conférences téléphoniques pour rédiger le document des options proposées. Le résultat final contenait quinze recommandations visant à améliorer le GTQFT et a été présenté à l'assemblée plénière de Dearborn, en juin 2005, par un représentant du sous-comité.
    4. Une discussion de fond a eu lieu pendant la plénière de Dearborn à propos des quinze recommandations du document sur les options proposées. Les recommandations ont été soit adoptées, rejetées ou renvoyées au sous-comité pour complément d'examen.
    5. L'une des recommandations adoptées à Dearborn a été la création d'un Comité directeur permanent du GTQFT. Il a été entendu que la structure du Comité directeur serait la suivante :

      Coprésidents canadien et américain permanents :
      Transports Canada, Federal Highway Administration

      Secrétariats canadien et américain permanents :
      Transports Canada, Federal Highway Administration

      Représentants permanents des organismes frontaliers :
      Agence des services frontaliers du Canada, U.S. Customs and Border Protection

      Représentants par rotation des états et des provinces :
      Un représentant d'un état/d'une province de l'Est, à déterminer par la Coalition des transports à la frontière de l'Est

      Un représentant d'un état/d'une province de l'Ouest - Au début, le Whatcom Council of Governments occupera ce siège. Un mécanisme de désignation du représentant de l'Ouest sera subséquemment mis sur pied.

    6. En juin 2005, le sous-comité des orientations futures a tenu sa dernière conférence téléphonique et confirmé la composition du nouveau Comité directeur. Il a été convenu à ce moment que Transports Canada prendrait l'initiative de rédiger une version préliminaire du mandat du Comité directeur, que les membres du Comité directeur finaliseront.
  2. Objectif

    1. L'objectif est d'établir le mandat du Comité directeur du GTQFT et la portée des responsabilités du Comité directeur.
  3. Mandat

    1. Le mandat du Comité directeur est d'aider à remplir la mission du GTQFT en assurant une coordination et une communication complète, productive et efficiente des activités du GTQFT.
    2. Ainsi, la portée des responsabilités du Comité directeur comprend :
      • la planification des assemblées plénières semestrielles au Canada et aux États-Unis;
      • la gestion du site Web officiel du GTQFT;
      • les consultations/communications avec les sous-comités du GTQFT;
      • la coordination/l'échange d'information entre le GTQFT et les autres organisations ou régions.
  4. Responsabilités

    Planification des assemblées plénières semestrielles au Canada et aux États-Unis

    La principale responsabilité du Comité directeur sera de planifier les assemblées plénières semestrielles au Canada et aux ÉtatsUnis.

    1. Les coprésidents du GTQFT continueront d'avoir la responsabilité du financement et de l'exécution des assemblées plénières. Ainsi, les membres du Comité directeur donneront leur avis sur l'endroit et le moment de la réunion et les coprésidents choisiront le lieu.
    2. Le Comité directeur sera responsable de la planification de l'ordre du jour.
      Cela inclut la proposition et la sélection de sujets d'exposés, l'identification et l'invitation de présentateurs, décider des annonces et organiser des événements hors programme, tel que des visites guidées des installations des frontières et du transport, des événements en soirée, etc.
    3. Le Comité directeur peut collaborer avec la juridiction où la réunion a lieu afin de planifier et de réaliser certains aspects des événements hors programme. Ainsi, ces juridictions pourront être invitées à participer aux réunions de planification.

    Gestion du site Web officiel du GTQFT

    1. Le Comité directeur aura la responsabilité de gérer un site Web officiel unique du GTQFT. À ce titre, le Comité directeur s'assurera que l'information du site Web est actuelle et répond aux besoins des membres du GTQFT dan la mesure du possible.
    2. La responsabilité de la gestion du site Web couvre, par exemple : décider des annonces, s'assurer que la liste des contacts des membres est à jour, repérer les catégories de publications à afficher sur le site Web et s'assurer que les exposés et les comptes rendus des assemblées plénières sont rapidement affichés sur le site.
    3. Les décisions quant au genre d'information à afficher (consulter l'Annexe B) et aux modifications importantes au site Web seront prises collectivement par le comité directeur.

    Consultations/Communications avec les sous-comités du GTQFT

    1. Chacun des membres du Comité directeur devra être membre d'au moins un des sous-comités du GTQFT et faire rapport sur ses activités.
    2. Les membres du Comité directeur travailleront à s'assurer que les sous-comités restent actifs et productifs.
    3. Le Comité directeur maintiendra une liste à jour des sous-comités et de leurs membres (consulter l'Annexe C).
    4. Le Comité directeur mettra à jour et révisera le Plan d'action du GTQFT afin de s'assurer qu'il reste d'actualité et aussi précis que possible.

    Coordination/Communications avec les autres organisations et régions

    1. Les membres du Comité directeur porteront à l'attention du GTQFT les questions intéressant le groupe.
    2. Les membres du Comité directeur assureront un rôle de liaison avec les autres organisations et régions s'il y a lieu ou sur demande.
  5. Milieu de travail

    1. Les réunions du Comité directeur auront lieu de façon régulière, principalement au moyen de conférences téléphoniques. Les secrétariats canadien et américain seront responsables de l'organisation des dates et des heures des conférences téléphoniques ainsi que de diffuser les instructions pour communiquer par réseau téléphonique.
    2. Chacun des membres du Comité directeur est libre de proposer aux secrétariats des points à l'ordre du jour des conférences téléphoniques.
    3. Des rencontres face à face du Comité directeur peuvent avoir lieu en marge des assemblées plénières semestrielles si les membres du Comité directeur en décident ainsi.
    4. De nouveaux membres par rotation seront désignés annuellement au cours de l'assemblée plénière du printemps.